Bolagsordningen är ett dokument som beskriver och fastställer regler och förfaranden som styr ett företags verksamhet och struktur. Det är en obligatorisk handling och något som alla bolag måste upprätta.
Innan ett bolag blir registrerat så måste den bolagsordning man tagit fram godkännas av Bolagsverket. Vissa uppgifter ska alltid finnas beskrivet i en bolagsordning och några av dessa är bland annat följande:
- Bolagets namn.
- Den kommun i Sverige där bolagets styrelse har sitt säte.
- Verksamhet - vilken typ av verksamhet ska företaget bedriva?
- Företagets kapitalstruktur och aktieslag.
- Antalet ledamöter och suppleanter - om sådana ska finnas - i styrelsen samt hur mandatperioden för dessa uppdrag ser ut.
- Antalet revisorer i bolaget - eller om bolaget i fråga inte ska ha någon revision.
- Sättet för sammankallande av bolagsstämma.
- Vilka ärenden som ska förekomma på ordinarie bolagsstämma.
- Uppgifter om räkenskapsår.
- Valuta. Ska bolaget ha Euro som redovisningsvaluta så ska det tydligt framgå i bolagsordningen att aktiekapital och aktiernas nominella värde anges i denna valuta.
Bolagsordning är obligatorisk att upprätta och det är även en offentlig handling. Vem som helst har rätt att begära ut en bolagsordning och granska att företaget följer denna. En bolagsordning blir ett regelverk för företag att följa - både internt och externt.
Vad kan hända om en bolagsordning inte följs?
En given fråga är vilka konsekvenser som ett företag kan se som en följd av att man inte följer den bolagsordning man upprättat och offentliggjort? Om ett företag inte följer bolagsordningen så kan det få olika konsekvenser. Dels i form av exempelvis böter och skadestånd - men dels även sett till att det egna ryktet skadas.
Samma sak gäller om ett bolags styrelse fattar beslut som inte ändras i bolagsordningen - det kan få allvarliga ekonomiska konsekvenser både för bolaget och, personligen, för de som fattat beslutet.
Med det sagt: det går att ändra i en bolagsordning, men det måste också ske ett beslut under bolagsstämman för detta - och den nya bolagsordningen samt ett protokoll från bolagsstämman ska sedan skickas till Bolagsverket. Innan bolagsordningen får tillämpas måste den registreras.
Vad är skillnaden mellan en bolagsordning och ett aktieägaravtal?
Både en bolagsordning och ett aktieägaravtal är juridiska dokument som används för att reglera förhållandena mellan styrelsen och aktieägarna i ett bolag. Det finns emellertid skillnader mellan ett aktieägaravtal och en bolagsordning. Den allra tydligaste är att den senare är en offentlig handling och att bolagsordningen ska kunna begäras ut - och läsas - av tredje part där exempelvis myndigheter, kreditgivare och eventuella investerare och affärspartner ska kunna ta del av handlingen.
Ett aktieägaravtal å sin sida är inte offentligt och ej heller obligatoriskt för ett bolag att upprätta. Ser man till ett aktieägaravtal så är det ett avtal mellan aktieägarna i ett företag och det är ett avtal som reglerar förhållandena dem emellan. Avtalet kan visa upp rättigheter såväl som skyldigheter och som fungerar som en slags gardering mot framtida händelser.
Ett aktieägaravtal kan se väldigt olika ut beroende på vilket företag som upprättar det. Det går egentligen att föra in vilka klausuler och bestämmelser som helst i ett sådant. Hur ska bolaget styras, vad sker om ett samarbete upphör, vad gäller om någon avlider - och hur hanterar man exempelvis konkurrens och sekretess?
Viktigt är dock, oavsett om man ska upprätta ett aktieägaravtal eller en bolagsordning, att man som företag ser till att ta juridisk hjälp med detta.
NOT: Denna artikel är skriven av en extern part i informationssyfte och ska inte ses som rådgivning från juristfirman / advokatbyrån som finns representerad på webbplatsen.